Messaggio INPS In vigore

Messaggio INPS 3809/2018

Chiarimenti in tema di abilitazioni delle Amministrazioni/Enti datori di lavoro, con particolare riferimento alle Amministrazioni statali, all’applicativo informatico Nuova Passweb e descrizione della nuova funzionalità “Ente Gestore”

Pubblicato: 14/10/2018 In vigore dal: 14/10/2018 Documento ufficiale

Quali sono le tre tipologie di struttura organizzativa che un'Amministrazione pubblica può adottare per la gestione delle posizioni assicurative dei dipendenti in Nuova Passweb, e quali abilitazioni deve richiedere?

Spiegato da FiscoAI

Il Messaggio INPS 3809/2018 disciplina le modalità di abilitazione all'applicativo Nuova Passweb per le Amministrazioni pubbliche che gestiscono le posizioni assicurative dei propri dipendenti iscritti alle Casse della Gestione Pubblica. Il documento riconosce tre modelli organizzativi diversi: la struttura accentrata (dove l'Ente di Appartenenza gestisce tutte le posizioni), la struttura decentrata per Sedi di Servizio (dove ogni sede gestisce autonomamente i propri dipendenti) e la struttura decentrata per Poli (dove alcune sedi polo gestiscono le posizioni di più sedi collegate). Per ciascun modello, l'Amministrazione deve richiedere abilitazioni coerenti: nel primo caso basta l'abilitazione dell'Ente di Appartenenza, nel secondo caso le abilitazioni delle singole Sedi di Servizio, nel terzo caso le abilitazioni delle Sedi Polo configurate come "Ente Gestore". Prima di procedere con le richieste, l'Amministrazione deve verificare che i dati dichiarati nelle denunce mensili ListaPosPA (Ente di Appartenenza e Sede di Servizio) corrispondano effettivamente alla propria struttura organizzativa, eventualmente correggendo le denunce se necessario. La corretta configurazione è essenziale perché Nuova Passweb consente agli operatori di visualizzare e gestire solo i dipendenti afferenti alle sedi per cui sono stati abilitati, garantendo così una gestione ordinata e controllata delle posizioni assicurative.

Generato da AI su documenti ufficiali. Non costituisce consulenza legale o fiscale.

Riferimento normativo

Testo normativo

Direzione Centrale Entrate e Recupero Crediti
Direzione Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi
Roma, 15-10-2018
Messaggio n. 3809
OGGETTO: Chiarimenti in tema di abilitazioni delle Amministrazioni/Enti datori
di lavoro, con particolare riferimento alle Amministrazioni statali,
all’applicativo informatico Nuova Passweb e descrizione della nuova
funzionalità “Ente Gestore”
1. Premessa
L’applicazione Nuova Passweb, disponibile sul sito www.inps.it, consente alle Amministrazioni
Pubbliche, previa abilitazione, di visualizzare e sistemare le posizioni assicurative dei propri
dipendenti iscritti alle Casse della Gestione Pubblica.
La corretta visualizzazione e possibilità di gestione dei dipendenti in Nuova Passweb è
strettamente correlata alle modalità di compilazione delle denunce mensili ListaPosPA.
Per individuare le abilitazioni da richiedere su Nuova Passweb è opportuno, preliminarmente,
effettuare le seguenti verifiche:
a) verifica della propria struttura organizzativa per la gestione delle posizioni assicurative dei
dipendenti (cfr. successivo paragrafo 2);
b) verifica, sul frontespizio della denuncia mensile ListaPosPA, delle due seguenti
informazioni: Ente di Appartenenza e Sede di Servizio. Tali informazioni sono individuate in
modo univoco nel flusso ListaPosPA, valorizzate dai seguenti due elementi: il codice fiscale e il
progressivo composto da cinque cifre (cfr. successivo paragrafo 3).
In base all’esito delle suddette verifiche è possibile procedere ad effettuare le seguenti
richieste all’INPS:
1) richiesta di abilitazione a Nuova Passweb al fine di poter operare sull’applicazione, in
coerenza con la propria struttura organizzativa, per la gestione delle posizioni assicurative dei
dipendenti (cfr. successivo paragrafo 4);
2) richiesta di censimento di Sede di Servizio, nel caso sia necessario censire delle Sedi di
Servizio distinte dall’Ente di Appartenenza (cfr. successivo paragrafo 5);
3) richiesta di configurazione di Ente Gestore, nel caso in cui sia necessario configurare una
propria Sede di Servizio come “Ente Gestore” di una determinata lista di Sedi di Servizio in
caso di struttura organizzativa per Poli (cfr. successivo paragrafo 6);
Tanto premesso, con il presente messaggio si forniscono chiarimenti ai fini della richiesta di
abilitazione all’applicazione Nuova Passweb, individuata all’esito delle verifiche sopra descritte,
nonché sulla nuova funzionalità “Ente Gestore”.
2. Verifica della struttura organizzativa di Amministrazione/Ente per la gestione
delle posizioni assicurative
Le Amministrazioni/Enti devono richiedere le abilitazioni in Nuova Passweb coerentemente con
la propria struttura organizzativa, che può configurarsi nelle seguenti tipologie:
1) struttura organizzativa accentrata, nella qualetutte le posizioni assicurative dei
dipendenti sono gestite dall’Ente di Appartenenza.
Per operare su Nuova Passweb è sufficiente richiedere l’abilitazione per l’Ente di
Appartenenza (codice fiscale e progressivo).In tale modo gli operatori opereranno sulle
posizioni assicurative di tutti i dipendenti dell’Ente appartenenti alle diverse Sedi di Servizio
dell’Ente di appartenenza;
2) struttura organizzativa decentrata per Sedi di Servizio, nella quale ciascuna sede di
servizio gestisce in modo specifico le posizioni assicurative dei propri dipendenti.
Per operare su Nuova Passweb è sufficiente richiedere l’abilitazione per la Sede di Servizio
(codice fiscale e progressivo). In tale modo gli operatori opereranno sulle posizioni dei
dipendenti della sede di servizio su cui sono stati abilitati;
3) struttura organizzativa decentrata per Poli, nella quale la gestione delle posizioni
assicurative è distribuita su un numero limitato di sedi di servizio individuata come Polo.
Ciascuna sede di servizio polo gestisce le posizioni assicurative di diverse sedi di servizio.
Per operare su Nuova Passweb, occorre procederecome di seguito indicato:
1) individuare le sedi di servizio polo e, per ciascun Polo, individuare le sedi di servizio da
esso gestite;
2) richiedere la configurazione come Ente Gestore delle sedi di servizio polo, indicando per
ciascun Polo i codici fiscali delle sedi di servizio da esso gestite;
3) richiedere le abilitazioni a Nuova Passweb sulle sedi di servizio polo. L’operatore abilitato
sulla sede di servizio polo opererà per le posizioni assicurative di tutte le sedi di servizio
gestite dalla sede di servizio polo configurata, appunto, come “Ente Gestore”.
3. Verifica del frontespizio della denuncia mensile
Prima di richiedere l’abilitazione dei propri operatori a Nuova Passweb, l’Ente deve verificare la
corrispondenza tra i codici fiscali delle sedi di servizio dichiarate sul frontespizio della denuncia
mensile ListaPosPA e i codici fiscali delle sedi di servizio effettivamente deputate alla gestione
dei propri dipendenti.
Tale verifica è importante in quanto Nuova Passweb consente ad un operatore di Ente di
vedere e operare solo sui dipendenti che insistono sulla sede di servizio per la quale è stata
richiesta l’abilitazione.
A seguito della verifica si possono riscontrare le seguenti situazioni:
1) in denuncia, Sede di Servizio e/o Ente di Appartenenza sono coerenti con la struttura
organizzativa dell’Amministrazione nella gestione delle posizioni assicurative. In questo caso:
non è necessario alcun intervento sulle denunce;
si può procedere con le richieste di abilitazione a Nuova Passweb in base alla struttura
organizzativa dell’Ente (cfr. successivo paragrafo 4);
2) in denuncia, le Sedi di Servizio non sono coerenti con la struttura organizzativa dell’Ente
nella gestione delle posizioni assicurative. In questo caso:
occorre un intervento correttivo sulle denunce (cfr. successivo paragrafo 3.1);
dopo l’intervento, si può procedere con le richieste di abilitazione in base alla effettiva
struttura organizzativa dell’Ente nella gestione delle posizioni assicurative (cfr. successivo
paragrafo 4).
3.1. Eventuale intervento correttivo sulle denunce
Nel caso in cui la Sede di Servizio e l’Ente di Appartenenza utilizzati nella compilazione della
denuncia non siano coerenti con il modello organizzativo dell’Ente, occorre procedere con i
seguenti interventi correttivi:
1) nel caso di Amministrazione accentrata, l’Ente di Appartenenza deve essere lo stesso su
tutte le posizioni assicurative. Pertanto l’Amministrazione deve compilare correttamente la
ListaPosPa fornendo, se necessario, le opportune indicazioni in tal senso a NOIPA affinché il
codice fiscale e il progressivo dell’Ente di Appartenenza sia lo stesso per tutte le posizioni
assicurative denunciate riferite all’Ente;
2) nel caso di Amministrazione decentrata, l’Ente di Appartenenza e la Sede di Servizio non
devono coincidere (almeno uno tra gli elementi codice fiscale e progressivo deve essere
diverso). Pertanto l’Amministrazione deve compilare correttamente la ListaPosPa fornendo, se
necessario, le opportune indicazioni a NOIPA, per associare i lavoratori alle sedi di servizio già
codificate sul sistema informativo INPS. Se le sedi di servizio non sono state codificate sul
sistema INPS, occorre richiedere all’Istituto il censimento delle stesse (cfr. successivo
paragrafo 5) e assicurarsi che NOIPA elabori correttamente la ListaPosPa.
Eventuali informazioni sulle Sedi di Servizio censite nel sistema informativo dell’INPS potranno
essere richieste alla casella di posta elettronica: gestioneentigdp@inps.it.
Si ricorda che, in caso di variazioni delle codifiche sulle denunce mensili di cui sopra, eventuali
denunce contributive a correzione di precedenti denunce dovranno rispettare nella
“tripletta” (Ente Dichiarante – Ente di Appartenenza – Sede di Servizio) le ultime due
codifiche, Ente di Appartenenza e Sede di Servizio, della denuncia originale, affinché possano
essere associate ad essa correttamente, nonché associate correttamente al dipendente, e non
essere considerate come inviate da altra struttura.
4. Richiesta di abilitazione Nuova Passweb
A seguito delle verifiche effettuate per richiedere la corretta abilitazione ad operare su Nuova
Passweb, l’Ente individua l’Ente di Appartenenza o la Sede di Servizio o la Sede di Servizio
Polo.
Per richiedere l’abilitazione occorre seguire le indicazioni fornite con la circolare n. 71/2016,
che di seguito si riepilogano:
1) compilare il modulo di richiesta “modello RA011” (Richiesta di abilitazione ai servizi
telematici - Gestione Dipendenti Pubblici: PassWeb-Posizione Assicurativa), disponibile sul sito
www.inps.it nella sezione “Tutti i moduli” all’interno della sezione “Prestazione e Servizi”;
2) allegare copia dei documenti d’identità del funzionario da abilitare e del rappresentante
legale in formato pdf;
3) inviare il modulo e le copie dei documenti, tramite PEC, all’indirizzo
AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it.
Si rammenta, inoltre, quanto segue:
i richiedenti da abilitare devono essere in possesso del PIN dispositivo personale prima
della richiesta, in assenza del quale non è possibile procedere all’abilitazione a Nuova
Passweb;
i file trasmessi via PEC non devono superare i 4 MB. Per i file di dimensioni superiori si
può procedere con più invii successivi;
è di massima utilità che gli operatori di Nuova Passweb abbiano anche le abilitazioni alle
funzionalità di visualizzazione delle denunce DMA ai fini della completa operatività nella
sistemazione delle posizioni assicurative e per una verifica della corretta presenza dei
dipendenti da amministrare nel proprio bacino d’utenza (modello RA012 prelevabile sul
sito INPS). Per richiedere tali abilitazioni occorre procedere secondo le indicazioni fornite
con la citata circolare 71/2016 e utilizzando il “modello RA012” disponibile sul sito
istituzionale; utilizzare la modulistica contraddistinta dai codici citati, aggiornata rispetto
ai moduli allegati alla circolare n. 71/2016.
5. Richiesta di censimento Sede di Servizio
Qualora un’Amministrazione intenda differenziare la gestione delle posizioni assicurative (ad
esempio, per differenziare i bacini territoriali o le tipologie contrattuali dei dipendenti civili dai
dipendenti militari), laddove non sussista una corrispondente differenziazione della Sede di
Servizio, può richiedere all’istituto il censimento ad hoc delle Sedi di Servizio, che avranno il
medesimo codice fiscale dell’Ente di Appartenenza, ma un proprio progressivo diverso.
Nelle denunce contributive i lavoratori appartenenti alle diverse aggregazione dovranno essere
inclusi nell’ambito delle sedi di servizio di riferimento.
Il rappresentante legale, o il facente funzione, dovrà inoltrare una formale richiesta di
censimento delle Sedi di Servizio alla casella di posta elettronica certificata Direzione centrale
Entrate e recupero Crediti - Area Datori di lavoro del pubblico impiego, e, per conoscenza, a
NOIPA, indicando il codice fiscale dell’Ente di Appartenenza indicato nelle denunce contributive.
Eventuali chiarimenti per il censimento delle Sedi di Servizio nel sistema informativo INPS
potranno essere richiesti alla casella di posta elettronica gestioneentigdp@inps.it.
6. Richiesta di configurazione Ente Gestore
Se l’Amministrazione ha l’esigenza di configurare una propria Sede di Servizio Polo come Ente
Gestore di una lista di Sedi di Servizio, il rappresentante legale, o il facente funzione, deve
procedere come di seguito indicato:
1) compilare integralmente il modulo di richiesta “modello RA015” (Richiesta configurazione
di Ente Gestore Configurazione ai servizi telematici - Gestione Dipendenti Pubblici – Nuova
Passweb -Posizione assicurativa) disponibile sul sito www.inps.it nella sezione “Tutti i moduli”
all’interno della sezione “Prestazione e Servizi”;
2) inviare il modulo e le copie dei documenti tramite PEC all’indirizzo
AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it, specificando nell’oggetto “RICHIESTA
CONFIGURAZIONE ENTE GESTORE”.
Si rammenta che la richiesta di configurazione di una Sede Polo come “Ente Gestore” deve
essere avanzata solo una tantum, ossia quando la Sede Polo è stata individuata. Una volta
effettuata la configurazione dell’Ente Gestore da parte dell’INPS, le successive richieste di
abilitazione a Nuova Passweb dovranno semplicemente fare riferimento alla Sede di Servizio
Polo essendo le sedi di servizio gestite già collegate al gestore.
7. Richieste di supporto
Per eventuale supporto alla predisposizione delle richieste di abilitazione alla procedura Nuova
Passweb o di configurazione dell’Ente Gestore è possibile rivolgersi alla Direzione centrale
Entrate e recupero Crediti - Area Posizione assicurativa gestione pubblica, inviando una email
al seguente indirizzo : supportoentegestoregdp@inps.it
8. Indicazioni alle Strutture territoriali
Gli operatori di Nuova Passweb delle Strutture territoriali dell’Istituto dovranno prestare
particolare attenzione nell’individuare le corrette Sedi di Servizio/Enti a cui veicolare le
richieste di lavorazione delle posizioni assicurative, soprattutto laddove siano stati configurati
gli Enti Gestori che polarizzano la lavorazione delle posizioni appartenenti a diverse sedi di
servizio. In particolare, gli operatori dovranno verificare le corrette sedi di servizio denunciate
nelle ultime DMA, non limitandosi ad inviare le richieste di lavorazione alle prime sedi di
servizio proposte dal sistema o alle Amministrazioni di Appartenenza che compaiono sulla
posizione assicurativa. Ciò al fine di realizzare il corretto indirizzamento dei periodi oggetto di
sistemazione alle sedi di servizio realmente competenti, evitando così ritardi dovuti
all’individuazione delle Strutture effettivamente competenti alla gestione delle posizioni degli
iscritti.
Il Direttore Generale
Gabriella Di Michele

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Le abilitazioni a Nuova Passweb per le Amministrazioni pubbliche si basano sulla struttura organizzativa dell'Ente e richiedono la compilazione del modello RA011 (richiesta di abilitazione) o RA015 (configurazione Ente Gestore), con particolare attenzione alla coerenza tra Ente di Appartenenza, Sede di Servizio e denunce contributive. Commercialisti e responsabili della gestione del personale pubblico devono verificare la corretta codificazione nelle ListaPosPA, richiedere eventualmente il censimento di nuove Sedi di Servizio, e configurare gli Enti Gestori per strutture organizzative complesse, inviando le richieste tramite PEC agli indirizzi certificati INPS.