Decisione UE In vigore

Decisione UE 03328/2025

Pubblicato: 05/05/2025 In vigore dal: 05/05/2025 Documento ufficiale

Quali sono gli obblighi di trasparenza e dichiarazione delle riunioni dei dirigenti del Parlamento europeo con rappresentanti di interessi e autorità di paesi terzi?

Spiegato da FiscoAI

La Decisione UE 03328/2025 stabilisce regole di trasparenza e condizionalità per le riunioni programmate tra i dirigenti del Parlamento europeo (Segretario generale, direttori generali, direttori, capi unità e responsabili di équipe) e i rappresentanti di interessi o delle pubbliche autorità di paesi terzi. La normativa si applica a tutte le riunioni in programma relative ad attività parlamentari, escludendo gli incontri spontanei, le partecipazioni a dibattiti pubblici e le riunioni che fanno parte di procedimenti amministrativi ufficiali.

Il principio cardine è la "condizionalità": i rappresentanti di interessi devono essere registrati nel registro per la trasparenza obbligatorio prima di poter tenere riunioni programmate con i dirigenti del Parlamento. Sono previste deroghe solo in casi eccezionali, quando la registrazione metterebbe a rischio la vita, l'integrità fisica o la libertà di una persona, o in presenza di altri motivi imperativi.

I dirigenti hanno l'obbligo di dichiarare tutte le riunioni programmate entro 30 giorni dal loro svolgimento, utilizzando un modulo elettronico fornito dal Parlamento. La dichiarazione deve contenere: il nome e ruolo del dirigente, l'organizzazione o gli interessi della controparte (senza identificare nominativamente le persone), la data e il luogo della riunione, e l'attività parlamentare cui si riferisce. Queste informazioni sono pubblicate dal Parlamento, salvo casi eccezionali dove la divulgazione comporterebbe rischi per la sicurezza personale o motivi imperativi di riservatezza.

La decisione entra in vigore il 1° settembre 2025 e sarà valutata entro due anni dalla sua applicazione. I gruppi politici possono decidere di applicare volontariamente le stesse regole ai loro dirigenti, previa notifica al Segretario generale.

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Riferimento normativo

Decisione dell’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo, del 5 maggio 2025, recante norme sulla condizionalità e sulla dichiarazione e pubblicazione delle riunioni dei dirigenti del Parlamento con rappresentanti di interessi e con rappresentanti delle pubbliche autorità di paesi terzi EN: Decision of the Bureau of the European Parliament of 5 May 2025 laying down the Rules on conditionality and on the declaration and publication of meetings of Parliament’s managers with interest representatives and with representatives of public authorities of third countries

Testo normativo

Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea
IT
Serie C
C/2025/3328
1.7.2025
DECISIONE DELL’UFFICIO DI PRESIDENZA DEL PARLAMENTO EUROPEO
del 5 maggio 2025
recante norme sulla condizionalità e sulla dichiarazione e pubblicazione delle riunioni dei dirigenti del Parlamento con rappresentanti di interessi e con rappresentanti delle pubbliche autorità di paesi terzi
(C/2025/3328)
L’UFFICIO DI PRESIDENZA DEL PARLAMENTO EUROPEO,
—
visto l'articolo 25, paragrafo 2, del regolamento del Parlamento europeo,
—
visto l'accordo interistituzionale del 20 maggio 2021 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione europea su un registro per la trasparenza obbligatorio
(
1
)
,
—
dopo aver consultato il Servizio giuridico del Parlamento europeo, il Comitato del personale del Parlamento europeo, il Comitato per la parità di opportunità tra uomini e donne e per la diversità del Parlamento europeo, e il responsabile della protezione dei dati del Parlamento europeo,
considerando quanto segue:
(1)
L’articolo 11, paragrafo 1, del trattato sull’Unione europea (TUE) dispone che le istituzioni dell’Unione, attraverso gli opportuni canali, diano ai cittadini e alle associazioni rappresentative la possibilità di far conoscere e di scambiare pubblicamente le loro opinioni in tutti i settori di azione dell’Unione. Inoltre, l’articolo 11, paragrafo 2 TUE stabilisce che le istituzioni dell’Unione mantengano un dialogo aperto, trasparente e regolare con le associazioni rappresentative e la società civile.
(2)
L’articolo 15, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) prevede che, al fine di promuovere il buon governo e garantire la partecipazione della società civile, le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione debbano operare nel modo più trasparente possibile.
(3)
Il titolo II dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e regime applicabile agli altri agenti dell’Unione, di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68
(
2
)
definisce i diritti e i doveri dei funzionari, precisando esplicitamente la condotta e gli obblighi cui sono tenuti ad attenersi.
(4)
Il Parlamento si impegna a garantire la propria integrità, indipendenza e responsabilità, essenziali per preservare la fiducia dei cittadini dell’Unione nella legittimità dei processi politici, legislativi e amministrativi dell’Unione. Tale impegno dovrebbe concretizzarsi nella definizione di requisiti specifici per quanto riguarda alle riunioni dei dirigenti del Parlamento in attività di servizio presso il proprio Segretariato generale.
(5)
Le istituzioni firmatarie dell’ l’accordo interistituzionale del 20 maggio 2021 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione europea su un registro per la trasparenza obbligatorio («AII su un registro per la trasparenza obbligatorio») si sono impegnate alla «condizionalità», il principio in base al quale la registrazione nel registro per la trasparenza costituisce una condizione preliminare necessaria affinché i rappresentanti di interessi possano svolgere determinate attività contemplate. Le istituzioni firmatarie danno attuazione a tale principio mediante decisioni individuali sulla base dei loro poteri di organizzazione interna.
(6)
Il principio di condizionalità dovrebbe applicarsi alle riunioni programmate relative alle attività parlamentari che sono organizzate tra rappresentanti di interessi e dirigenti dell’amministrazione del Parlamento.
(7)
Le riunioni programmate dei dirigenti con rappresentanti di interessi e rappresentanti di paesi terzi relative alle attività parlamentari dovrebbero essere dichiarate e pubblicate, al fine di garantire un’amministrazione del Parlamento aperta, efficiente e indipendente.
(8)
Talune attività e organi elencati all’articolo 4 dell’AII su un registro per la trasparenza obbligatorio non rientrano nell’ambito di applicazione di tale AII e pertanto non dovrebbero essere compresi nella definizione di «rappresentante di interessi» di cui alla presente decisione.
(9)
I cittadini dell’Unione che visitano i locali del Parlamento, i firmatari di petizioni e i giornalisti che partecipano a conferenze stampa o ad altre attività di informazione organizzate a loro beneficio non dovrebbero essere considerati «rappresentanti di interessi» come definiti ai sensi della presente decisione. Allo stesso modo, le sessioni generali di informazione e le attività di comunicazione dei servizi del Parlamento volte a raggiungere un pubblico composto da soggetti moltiplicatori non dovrebbero essere considerate riunioni programmate con rappresentanti di interessi ai fini della presente decisione.
(10)
Alla luce dell’impegno del Parlamento al fine di assicurare la propria integrità, indipendenza e responsabilità e conformemente al regolamento (UE) 2018/1725del Parlamento europeo e del Consiglio
(
3
)
, in particolare dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), dovrebbe essere possibile pubblicare i nomi dei dirigenti che hanno dichiarato una riunione programmata ai sensi della presente decisione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione si applicano le seguenti definizioni:
a)
«dirigente»: il Segretario generale, un direttore generale, un direttore, un capo unità, il capo di un ufficio di collegamento o un responsabile di équipe, anche in qualità di facenti funzioni;
b)
«rappresentante di interessi»: qualsiasi persona fisica o giuridica, o gruppo, associazione o rete formale o informale, che rientra nell’ambito di applicazione dell’AII su un registro per la trasparenza obbligatorio, nella misura in cui svolge attività contemplate, di cui all’articolo 3 dell’AII su un registro per la trasparenza obbligatorio, fatte salve le esenzioni per le attività e gli organi non contemplati ai sensi dell’articolo 4 dell’AII su un registro per la trasparenza obbligatorio;
c)
«rappresentanti delle pubbliche autorità di paesi terzi»: tutti i rappresentanti, a livello nazionale o subnazionale, di paesi terzi, le loro missioni diplomatiche e ambasciate e i loro consolati, inviati commerciali e enti commerciali e altre rappresentanze.
d)
«riunione programmata»: una riunione in programma con rappresentanti di interessi o con rappresentanti delle pubbliche autorità di paesi terzi di persona o a distanza, predisposta in anticipo, esclusi gli incontri spontanei o sociali e la partecipazione a dibattiti pubblici, ed escluse le riunioni che si svolgono nell’ambito di un procedimento amministrativo istituito dal TUE, dal TFUE o dagli atti giuridici dell’Unione che rientra nella responsabilità del dirigente, così come le riunioni che formano parte del programma di un organo ufficiale del Parlamento;
e)
«condizionalità»: il principio in base al quale la registrazione nel registro per la trasparenza è una condizione preliminare necessaria affinché i rappresentanti di interessi possano svolgere determinate attività contemplate.
Articolo 2
Condizionalità
1.   Le riunioni programmate tra rappresentanti di interessi e dirigenti relative alle attività parlamentari sono subordinate alla previa registrazione dei rappresentanti di interessi nel registro per la trasparenza.
2.   In deroga al paragrafo 1, il Segretario generale, o il Presidente nel caso di riunioni programmate del Segretario generale, può decidere che una riunione programmata con un rappresentante di interessi può avere luogo in assenza della registrazione nel registro per la trasparenza qualora la registrazione metta a repentaglio la vita, l’integrità fisica o la libertà di un individuo o in presenza di altre ragioni impellenti che ne impediscano la registrazione.
Articolo 3
Dichiarazione e pubblicazione delle riunioni
1.   Un dirigente dichiara tutte le riunioni programmate con rappresentanti di interessi e rappresentanti dei paesi terzi relative alle attività parlamentari a cui partecipa.
2.   Le dichiarazioni di cui al paragrafo 1 sono effettuate dai dirigenti entro 30 giorni di calendario dallo svolgimento della riunione programmata. Esse sono effettuate utilizzando l'apposito modulo elettronico fornito dal Parlamento. Tale modulo riporta le seguenti informazioni:
a)
il nome e il ruolo del dirigente;
b)
il nome dell’organizzazione o la funzione o gli interessi della persona o delle persone incontrate, senza identificare queste ultime per nome;
c)
la data e il luogo della riunione;
d)
l’attività parlamentare (relazione, parere, risoluzione, discussione in Aula o urgenza) cui fa riferimento la riunione.
3.   Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate dal Parlamento.
4.   In deroga ai paragrafi 2 e 3, una riunione programmata la cui divulgazione metterebbe a repentaglio la vita, l’integrità fisica o la libertà di un individuo o una riunione programmata rispetto alla quale siano presenti altri motivi imperativi di riservatezza è dichiarata in maniera appropriata entro 30 giorni di calendario dal suo svolgimento al Segretario generale, o, nel caso di una riunione programmata del Segretario generale, al Presidente. Il presidente, o, se del caso, il Segretario generale, deciderà quindi se mantenere tale dichiarazione riservata o se pubblicarla integralmente o in forma anonima, se del caso anche in un momento successivo.
Articolo 4
Valutazione
L’attuazione della presente decisione è valutata al più tardi due anni dopo la sua entrata in vigore.
Articolo 5
Gruppi politici
I gruppi politici possono decidere di applicare,
mutatis mutandis
, la presente decisione nella sua interezza. Previa notifica in tal senso al segretario generale, il Parlamento mette a disposizione i mezzi tecnici necessari.
Articolo 6
Entrata in vigore e pubblicazione
1.   La presente decisione entra in vigore il 1
o
settembre 2025.
2.   Conformemente all’articolo 5, paragrafo 3, dell’AII su un registro per la trasparenza obbligatorio, la presente decisione è resa pubblica sul sito web del registro per la trasparenza.
3.   La presente decisione è pubblicata nella
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea
.
(
1
)
GU L 207 dell'11.6.2021, pag.1
, ELI:
http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2021/611/oj
.
(
2
)
GU L 56 del 4.3.1968, p. 1
, ELI:
http://data.europa.eu/eli/reg/1968/259(1)/oj
.
(
3
)
Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (
GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39
, ELI:
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2025/3328/oj
ISSN 1977-0944 (electronic edition)

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La Decisione 03328/2025 disciplina la trasparenza amministrativa e la condizionalità nel Parlamento europeo, richiedendo la registrazione nel registro per la trasparenza obbligatorio come prerequisito per le riunioni programmate con rappresentanti di interessi. Consulenti di affari pubblici, lobbisti e rappresentanti di organizzazioni che interagiscono con i dirigenti parlamentari devono comprendere gli obblighi di dichiarazione, la pubblicazione delle riunioni e le eccezioni per motivi di sicurezza o riservatezza imperativa, in conformità all'accordo interistituzionale del 20 maggio 2021 e al regolamento sulla protezione dei dati personali.