Decisione UE In vigore

Decisione UE 01951/2025

Pubblicato: 06/03/2025 In vigore dal: 06/03/2025 Documento ufficiale

Quali sono le procedure e i termini che i Rappresentanti Speciali dell'UE devono seguire per gestire le richieste di accesso ai documenti da parte del pubblico?

Spiegato da FiscoAI

La Decisione dell'Alto Rappresentante del 6 marzo 2025 stabilisce le regole operative per il trattamento delle domande di accesso ai documenti detenuti dai Rappresentanti Speciali dell'UE (RSUE), applicando i principi del Regolamento (CE) n. 1049/2001 sulla trasparenza. La normativa riguarda qualsiasi cittadino UE e persona fisica o giuridica residente in uno Stato membro che desideri accedere a documenti in possesso dei RSUE. In pratica, le richieste devono essere presentate per iscritto all'indirizzo email funzionale EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu e devono essere sufficientemente precise per consentire l'identificazione dei documenti; l'RSUE deve rispondere entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione, con possibilità di proroga di altri 15 giorni in casi complessi o che richiedono consultazioni. La decisione prevede procedure specifiche per documenti di terzi, documenti classificati, consultazioni tra istituzioni e modalità di accesso (invio per posta, consultazione in loco, pubblicazione nel registro pubblico del SEAE), nonché il diritto del richiedente di presentare ricorsi giurisdizionali o denunce al Mediatore europeo in caso di rifiuto.

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Riferimento normativo

Decisione dell’Alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, del 6 marzo 2025, relativa alle disposizioni riguardanti il trattamento delle domande di accesso del pubblico ai documenti detenuti dai rappresentanti speciali dell'UE EN: Decision of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy of 6 March 2025 on the rules regarding the handling of requests for public access to documents held by EU Special Representatives

Testo normativo

Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea
IT
Serie C
C/2025/1951
31.3.2025
DECISIONE DELL’ALTO RAPPRESENTANTE DELL’UNIONE PER GLI AFFARI ESTERI E LA POLITICA DI SICUREZZA
del 6 marzo 2025
relativa alle disposizioni riguardanti il trattamento delle domande di accesso del pubblico ai documenti detenuti dai rappresentanti speciali dell'UE
(C/2025/1951)
L’ALTO RAPPRESENTANTE DELL’UNIONE PER GLI AFFARI ESTERI E LA POLITICA DI SICUREZZA,
visto l’articolo 33 del trattato sull’Unione europea,
considerando quanto segue:
(1)
A norma dell’articolo 33 del trattato sull’Unione europea, ciascun rappresentante speciale dell’UE (di seguito «RSUE») esercita il proprio mandato sotto l’autorità dell’alto rappresentante.
(2)
Gli RSUE sono entità funzionali distinte dal Consiglio e dal SEAE.
(3)
Ai fini del trattamento delle domande di accesso del pubblico ai documenti detenuti dagli RSUE, questi dovrebbero applicare le disposizioni stabilite nel regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio
(
1
)
.
(4)
È opportuno adottare disposizioni di attuazione applicabili a tutti gli RSUE,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Ambito di applicazione
Qualsiasi cittadino dell’Unione europea e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d’accesso ai documenti redatti o ricevuti dagli RSUE, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definiti nel regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (di seguito il «regolamento») e nelle disposizioni di attuazione di cui alla presente decisione.
Articolo 2
Presentazione di una domanda
1.   Le domande di accesso ai documenti indirizzate a un RSUE sono presentate per iscritto, anche in forma elettronica mediante e-mail indirizzata alla casella di posta elettronica funzionale
EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu
.
2.   La domanda è presentata in modo sufficientemente preciso da consentire all’RSUE di individuare i documenti richiesti e trattare la domanda entro i termini previsti dal regolamento.
3.   Non appena la domanda è registrata, al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento.
4.   I dati personali dei richiedenti sono trattati conformemente alle norme applicabili in materia di protezione dei dati personali
(
2
)
.
Articolo 3
Termini
1.   L’RSUE risponde alle domande d’accesso iniziali e di conferma entro quindici (15) giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda.
2.   In caso di domande imprecise o di portata troppo ampia, l’RSUE contatta tempestivamente il richiedente al fine di chiarire la richiesta o limitarne la portata conformemente all’articolo 6, paragrafi 2 e 3, del regolamento.. In assenza di risposta da parte del richiedente entro dieci giorni lavorativi, l’RSUE contatta nuovamente il richiedente concedendo cinque giorni lavorativi supplementari per chiarire la richiesta o limitarne la portata in modo da consentire all’RSUE di individuare i documenti richiesti e di trattare la domanda in modo efficiente. Se il richiedente non fornisce un chiarimento o una limitazione della portata, la domanda si considera respinta. Il termine per la risposta decorre solo dal momento in cui l’RSUE riceve le informazioni pertinenti dal richiedente.
3.   In casi eccezionali, come previsto all'articolo 7, paragrafo 3, o all'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento, i termini possono essere prorogati di quindici giorni lavorativi, in particolare:
a)
nel caso di domande complesse o che comportano un grande volume di dati o documenti;
b)
se una richiesta richiede la consultazione di un’istituzione o di un organo o organismo dell’Unione, di una missione o di un’operazione nell’ambito della politica di sicurezza e di difesa comune o di uno Stato membro; oppure
c)
se è necessario consultare un terzo.
Il richiedente deve essere informato di tale proroga e dei relativi motivi.
Articolo 4
Trattamento delle risposte
1.   Le risposte alle domande iniziali sono firmate dal capo dell’ufficio dell’RSUE, che funge da corrispondente per l’accesso ai documenti presso il pertinente ufficio dell’RSUE. In assenza di un capo ufficio, l’RSUE nomina un corrispondente per l’accesso ai documenti tra i membri del personale.
2.   Le risposte alle domande di conferma sono firmate dal pertinente RSUE.
3.   Fatti salvi i paragrafi precedenti, ai fini del trattamento delle domande di accesso ai documenti, nelle fasi sia iniziale che di conferma, la squadra «Trasparenza» del SEAE fornisce sostegno e consulenza agli RSUE e ai loro uffici. L’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza è consultato, se del caso, in merito alla decisione da adottare in casi complessi.
Articolo 5
Risposta negativa
Se la risposta a una domanda è in tutto o in parte negativa, essa indica i motivi del rifiuto sulla base di una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento. Le risposte a una domanda iniziale informano il richiedente del diritto di presentare una domanda di conferma. Le risposte negative dell’RSUE a una domanda di conferma informano il richiedente dei mezzi di ricorso disponibili, vale a dire l’avvio di un ricorso giurisdizionale contro il pertinente RSUE alle condizioni di cui all’articolo 263 TFUE e/o la presentazione di una denuncia presso il Mediatore europeo alle condizioni di cui all’articolo 228 TFUE.
Articolo 6
Documenti di terzi detenuti da un RSUE
1.   Quando un RSUE riceve una domanda di accesso a un documento da esso detenuto, ma che proviene da un terzo, quest’ultimo è consultato, a meno che non sia chiaro che il documento deve o non deve essere divulgato, alla luce delle eccezioni previste dal regolamento.
2.   L’accesso al documento è concesso senza consultazione del terzo se il documento è già stato reso pubblico dal suo autore, è già stato reso accessibile al pubblico da un’altra istituzione o un altro organo dell’UE o se è chiaro che la divulgazione, o la divulgazione parziale, del suo contenuto non pregiudicherebbero manifestamente alcuno degli interessi di cui all’articolo 4 del regolamento.
3.   Il terzo deve essere consultato se il documento rientra nell’ambito di applicazione dell’articolo 9 del regolamento o se il documento proviene da uno Stato membro e lo Stato membro ha chiesto all’RSUE di non comunicare a terzi il documento senza il suo previo accordo a norma dell’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento. La richiesta dello Stato membro deve essere presentata per iscritto.
4.   Il terzo è consultato per iscritto e dispone di un termine ragionevole per rispondere, tenendo conto dei termini di cui al precedente articolo 3. Il terzo esprime il proprio parere per iscritto.
5.   In assenza di risposta da parte del terzo entro il termine prescritto, o se il terzo non è identificabile o rintracciabile, l’RSUE decide in merito alla domanda alla luce delle eccezioni previste dal regolamento, tenendo conto degli interessi legittimi del terzo sulla base delle informazioni a disposizione dell’RSUE.
6.   Qualora intenda dare accesso a un documento contro il parere esplicito del terzo, l’RSUE lo informa della propria intenzione di divulgare il documento entro il termine applicabile ai sensi del regolamento.
Articolo 7
Consultazione di un RSUE
1.   Le richieste di consultazione di un RSUE da parte di uno Stato membro o di un’altra istituzione o un altro organo o organismo dell’Unione che ha ricevuto una domanda relativa a un documento in suo possesso, ma che proviene da un RSUE, sono presentate per posta elettronica all’indirizzo
EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu
.
2.   L’RSUE esprime il suo parere tempestivamente, tenendo conto dell’eventuale termine applicabile per fornire una risposta, e al più tardi entro cinque giorni lavorativi.
Articolo 8
Documenti classificati
1.   Se una domanda di accesso a un documento riguarda un documento contemplato dall’articolo 9 del regolamento o un altro documento classificato in virtù delle disposizioni dell’istituzione interessata che proteggono interessi essenziali dell’Unione europea o di uno o più Stati membri, tale domanda è trattata da funzionari abilitati a prendere conoscenza del documento.
2.   Qualsiasi decisione di rifiuto dell’accesso a tutto o parte di un documento classificato sarà motivata sulla base delle eccezioni enumerate all’articolo 4 del regolamento. Se l’accesso al documento richiesto non può essere rifiutato sulla base di tali eccezioni, il funzionario incaricato della domanda provvede affinché il documento sia declassificato prima di essere inviato al richiedente.
Articolo 9
Modalità di accesso
1.   I documenti ai quali deve essere concesso l’accesso sono inviati per posta ordinaria o per posta elettronica. Se i documenti richiesti sono voluminosi o difficili da maneggiare, il richiedente può essere invitato a consultarli nel luogo in cui sono detenuti. Tale consultazione è gratuita.
2.   Se il documento è già stato divulgato, la risposta può consistere nell’informare il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto, ad esempio fornendo i riferimenti di pubblicazione o indicando l’indirizzo web, ove disponibile.
3.   Se il volume delle copie dei documenti da inviare per posta ordinaria supera le 20 pagine, al richiedente può essere addebitato un diritto di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.
Articolo 10
Pubblicazione di documenti
1.   I documenti resi pubblici da un RSUE a seguito di una domanda di accesso ai documenti sono pubblicati con il sostegno del SEAE e salvati, a tal fine, nel registro pubblico del SEAE.
2.   In linea con l’articolo 9 del regolamento, i documenti contemplati da tale disposizione sono iscritti nel registro pubblico del SEAE solo con il consenso dell’originatore.
Articolo 11
Relazioni
Gli RSUE riferiscono ogni anno all’alto rappresentante in merito al numero dei casi in cui il loro ufficio ha rifiutato l’accesso ai documenti e, in tali casi, indicano i motivi di tali rifiuti.
Articolo 12
Effetto
1.   La presente decisione si applica a tutti gli RSUE.
2.   La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione.
Fatto a Bruxelles, il 6 marzo 2025
Kaja KALLAS
Alto rappresentante dell’Unione
per gli affari esteri e la politica di sicurezza
(
1
)
Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (
GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43
).
(
2
)
Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (
GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2025/1951/oj
ISSN 1977-0944 (electronic edition)

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La Decisione 01951/2025 disciplina l'accesso ai documenti pubblici secondo il Regolamento (CE) n. 1049/2001, stabilendo termini di risposta, procedure di consultazione di terzi e Stati membri, e regole sulla declassificazione di documenti classificati. Professionisti che operano con istituzioni UE devono conoscere i termini di 15 giorni lavorativi, le eccezioni previste dall'articolo 4 del Regolamento sulla trasparenza, e le modalità di ricorso presso il Tribunale dell'Unione europea secondo l'articolo 263 TFUE.