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Circolare Contabilità

Documento ufficiale

DOCUMENTO “Modello relativo al soggetto depositario delle scritture contabili: criticità e conseguenti proposte di modifica” Luglio 2016 A cura della CONSIGLIERE DELEGATO Commissione Tecnologie Maurizio Giuseppe Grosso Informatiche negli Studi e CONSIGLIERE CODELEGATO negli Ordini – Area Massimo Miani Innovazione degli studi professionali, degli PRESIDENTE Ordini locali e tecnologie Fabrizio Scossa Lodovico informatiche COMPONENTI Vito Chirulli Nicola Frangi Maria Silvia Kluc Alessandro Lumi Filippo Mangiapane Antonino Maria Messina Maurizio Milani Antonio Raso Antonio Sturaro Vincenzo Tiby Fabio Ugo Con la collaborazione CONSIGLIERE DELEGATO della Luigi Mandolesi Commissione Fiscalità 2 Indice PREMESSA .................................................................................................................................................. 4 ATTUALE CONTESTO NORMATIVO E PRASSI ........................................................................................ 5 Il modello di comunicazione del depositario delle scritture contabili ............................................... 5 Il soggetto obbligato a tale comunicazione ......................................................................................... 5 CRITICITA’ RISCONTRATE ........................................................................................................................ 6 PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO ............................................................................................................. 6 3 PREMESSA Nella prassi accade molto frequentemente che il depositario delle scritture contabili di un operatore economico sia il commercialista di quest’ultimo; è però altresì frequente che un commercialista, suo malgrado, risulti essere depositario delle scritture contabili di soggetti che non sono più clienti da tempo, il che potrebbe procurare allo stesso disagi e fastidi di natura pratica. L’obiettivo del presente documento è quello di evidenziare tale problematica, partendo da un’analisi del contesto normativo sottostante a tale fattispecie, per giungere a proporre spunti di soluzione, in un’ottica di miglioramento dell’operatività professionale e con notevole vantaggio anche per l’Amministrazione finanziaria. 4 ATTUALE CONTESTO NORMATIVO E PRASSI Il modello di comunicazione del depositario delle scritture contabili Ai sensi dell’art. 35 Dpr 633/72, un soggetto che inizia l’esercizio di un’attività di impresa, di un’arte o di una professione deve, entro trenta giorni, darne comunicazione all’Agenzia delle Entrate, precisando tutta una serie di dati obbligatori, tra cui il luogo o i luoghi dove sono tenute e conservate le proprie scritture contabili (vd. comma 2). Al comma 3 di detto articolo, è previsto altresì l’obbligo di comunicare eventuali variazioni nei dati precedentemente comunicati, da cui deriva l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del depositario dei documenti contabili. Tutte queste comunicazioni devono essere effettuate utilizzando appositi modelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e cioè: - il modello AA9/12 per i lavoratori autonomi e le imprese individuali, - il modello AA7/10 per tutti gli altri soggetti. I suddetti modelli devono essere trasmessi agli uffici tributari entro 30 giorni e nelle seguenti modalità: - mediante Comunicazione Unica per soggetti tenuti ad iscriversi al Registro Imprese o a denunciarsi presso il REA; - mediante consegna manuale, per posta raccomandata o telematicamente da parte di apposito intermediario delegato, in tutti gli altri casi. Il soggetto obbligato a tale comunicazione La lettura dell’art. 35 Dpr 633/72 attribuisce inequivocabilmente l’obbligo di comunicazione del luogo di deposito delle scritture contabili e/o le successive comunicazioni in capo al soggetto stesso e NON al depositario. Inoltre, la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 65/E del 14.06.2011 “Modalità di presentazione della dichiarazione di variazione dati relativa al luogo di conservazione delle scritture contabili”, chiarisce che l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del luogo ove sono tenute le scritture contabili grava sempre e in ogni caso sul contribuente e non sul depositario, neanche nel caso in cui sia stato quest’ultimo a decidere di rinunciare all’incarico, riconsegnando le scritture contabili e cessando quindi il rapporto di deposito. Nei numerosi casi in cui il depositario delle scritture è il commercialista, se il rapporto con il cliente si interrompe per qualsiasi motivo (cessazione volontaria da parte del cliente, rinuncia all’incarico da parte del professionista, irreperibilità del cliente, ecc.), il commercialista non potrà comunque effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del deposito dei documenti presso il proprio studio, in quanto l’onere spetta sempre e comunque al cliente. Ciò significa che, attualmente, l’unico caso in cui il depositario può direttamente verificare l’avvenuta comunicazione della variazione del luogo di deposito, sia ha solo se è lui stesso a inviarla telematicamente in qualità di intermediario delegato dal soggetto, ma, in tal caso, è necessaria la firma del cliente sul modulo stesso. 5 Se così non fosse, oppure non fosse possibile, l’unico modo per avere prova dell’avvenuta comunicazione sarebbe quello di chiederne una prova documentale direttamente al contribuente. In quest’ultimo caso, nella risoluzione sopra citata, l’Agenzia delle Entrate stabilisce che, se l’esibizione di tale prova da parte del contribuente non avviene, il depositario può tutelarsi attivandosi direttamente per fornire all’Agenzia delle Entrate l’informazione di variazione di soggetto depositario. In particolare, la risoluzione afferma che, nell’eventualità in cui il professionista ex depositario non abbia conferma dell’avvenuta presentazione della dichiarazione di variazione, può comunicare all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate, territorialmente competente sulla base del domicilio fiscale del contribuente, l’avvenuta risoluzione del rapporto di deposito, allegando una copia del verbale di consegna delle scritture. Il depositario può presentare analoga comunicazione nel caso in cui sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, indicandone la motivazione. L’Agenzia delle Entrate, accertata l’avvenuta variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili e l’omessa dichiarazione da parte del contribuente, pone in essere le attività necessarie ad assumere le corrette informazioni relative alla concreta tenuta e conservazione delle scritture contabili ai fini dell’aggiornamento delle informazioni nell’Anagrafe Tributaria e adotta i provvedimenti conseguenti alla omessa dichiarazione. CRITICITA’ RISCONTRATE Attualmente, è sempre più frequente la situazione in cui, per svariati motivi, è il professionista stesso a voler interrompere il rapporto col cliente e, di conseguenza, a voler cessare anche il rapporto di deposito delle scritture contabili dello stesso. Anche in considerazione delle normative previste per gli accessi e le ispezioni documentali in ambito fiscale, nonché delle sempre più frequenti verifiche in materia di antiriciclaggio, è comprensibile che il professionista ex depositario delle scritture contabili del contribuente, voglia assicurarsi che tale qualifica non gravi più su di lui negli archivi dell’Amministrazione finanziaria; ovviamente questa esigenza è particolarmente sentita quando si è incrinato il rapporto di fiducia col cliente o se, addirittura, lo stesso risulti irreperibile. Ed è spesso proprio in presenza di queste condizioni che il cliente raramente si attiva per adempiere al suo obbligo di comunicazione, con la conseguenza che il commercialista si ritrova ad essere, suo malgrado, depositario delle scritture contabili di soggetti non più clienti. La soluzione prospettata dall’Agenzia delle Entrate, circa una diretta attività del depositario, appare non sufficiente, o meglio, non sufficientemente regolamentata. E la pratica lo dimostra, dal momento che sono state riscontrate, a seconda delle diverse zone territoriali, diverse prassi nella comunicazione di avvenuta risoluzione del rapporto di deposito: può essere richiesto l’invio di una mail PEC all’ufficio competente allegando l’autodichiarazione di cessazione di rapporto, in altri casi è prevista apposita istanza scritta all’ufficio, ecc.. PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO Siccome il servizio di tenuta delle scritture contabili è un rapporto bilaterale, in alternativa alla procedura già individuata dalla risoluzione sopra citata, appare ragionevole prevedere l’ipotesi che, in caso di inattività da parte del contribuente, il commercialista possa farsi parte diligente ed effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del rapporto di deposito all’Amministrazione Finanziaria. Tutto ciò premesso, anche nell’ottica di una sempre maggior semplificazione e razionalizzazione degli adempimenti connessi all’attività professionale, si propongono un paio di soluzioni semplici, efficienti e con modalità telematiche, per consentire questa facoltà al commercialista. 6 La proposta che si ritiene preferibile, prevede l’utilizzo diretto del Cassetto Fiscale, da cui già ora si può facilmente estrarre l’elenco dei soggetti di cui il commercialista risulta essere ancora depositario delle scritture contabili; attraverso questo strumento si dovrebbe poter attivare una specifica procedura di “autocancellazione” da parte del professionista stesso. Un’altra soluzione individuata prevede la possibilità per il depositario delle scritture contabili di inviare telematicamente l’attuale comunicazione di variazione, anche senza la delega del contribuente, autocertificando la situazione creatasi. Appare opportuno prevedere che prima di attuare una delle procedure sopra indicate, il commercialista debba informare il cliente, attribuendo un termine adeguato per consentire allo stesso di adempiere ai propri obblighi; come riportato dal Codice Deontologico all’articolo 23, 4° comma, tale termine può essere individuato in 60 giorni dalla data di ricezione del documento. La suddetta comunicazione potrà essere effettuata attraverso l’invio di una raccomandata postale con avviso di ricevimento o tramite la posta elettronica certificata, rispettivamente all’ultimo indirizzo conosciuto o all’indirizzo PEC comunicato. Anche in caso di irreperibilità del contribuente, testimoniata dalla compiuta giacenza della raccomandata postale o dall’impossibilità di recapito della posta elettronica certificata, il commercialista sarà legittimato a procedere, decorso il termine sopra indicato. In entrambe le soluzioni sopra indicate, l’Amministrazione finanziaria beneficerebbe di un vantaggio notevole, generato dalla possibilità di disporre di un database più aggiornato e preciso da utilizzarsi per l’attività di controllo. 7

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